Todos los días, empresas, equipos y plataformas de confianza de los gerentes de proyectos como Trello, Asana, etc., para colaborar y administrar tareas. Pero, ¿qué sucede cuando esa confianza está rota? Según un informe reciente de Statista, el costo promedio de una violación de datos en todo el mundo fue de aproximadamente $ 4.88 millones. Además, en 2024, los datos privados de más de 15 millones de perfiles de usuarios Trello se compartieron en un popular foro de hackers. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones y gerentes de proyectos aún asumen que las copias de seguridad incorporadas de su plataforma son suficientes hasta que no lo son. Los próximos párrafos expondrán algunos riesgos de confiar solo en estas herramientas de plataforma y cómo protegerse mejor y su organización de la pérdida de datos con copias de seguridad y recuperación en la nube.
¿Por qué las herramientas de gestión de proyectos se están convirtiendo en un objetivo principal para la pérdida de datos?
Más del 95% de las empresas hoy dependen en gran medida de las herramientas de gestión de proyectos como Trello y Asana para organizar tareas, colaborar con equipos y rastrear hitos del proyecto. Sin embargo, a medida que los gerentes de proyecto se integran más profundamente en estas herramientas para sus operaciones diarias y almacenan volúmenes de datos masivos en un solo lugar, surgen dos amenazas importantes: errores humanos y amenazas cibernéticas.
Pequeños errores humanos que causan desastres de datos masivos
Los datos son uno de los activos más críticos de cada organización. Les ayuda a comprender el comportamiento del cliente, las tendencias del mercado y el rendimiento interno. Además, para los gerentes de proyecto, proporciona información sobre los plazos del proyecto, la gestión de riesgos, la asignación de recursos y la productividad del equipo. Cuando se usa de manera efectiva, se puede utilizar para pronosticar ventas e ingresos comerciales.
Sin embargo, mientras que los ataques cibernéticos y los desastres naturales pueden conducir a la pérdida de datos, el elemento humano es la causa más común. Por ejemplo, los equipos y gerentes de proyectos que hacen malabarismos con múltiples tareas y plazos en un espacio de trabajo compartido crean un amplio espacio para deleciones y errores accidentales. Además, según un estudio realizado por la Asociación de la Industria de Tecnología de la Computación (CompTIA), el error humano representa el 52 por ciento de las causas fundamentales de las violaciones de seguridad. Otros errores humanos comunes incluyen permisos de usuarios mal configurados, acciones masivas no deseadas, proyectos de archivo demasiado temprano, etc.
La creciente amenaza de los ataques cibernéticos
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos de hoy están basadas en la nube, lo que permite a los equipos colaborar de forma remota. Sin embargo, también se han vuelto atractivos para los cibercriminales. Los ataques cibernéticos como el phishing y el ransomware están dirigidos a estas plataformas con mucha información confidencial que podría paralizar un negocio si se encuentra en las manos equivocadas.
Por ejemplo, los informes de datos de Docuclipper dicen que «el 60% de las pequeñas empresas que son víctimas de un ataque cibernético que salen del negocio dentro de los seis meses». Es por eso que usted, como gerente de proyecto, necesita la seguridad de la información adecuada para proteger sus datos de tales amenazas.
¿Son suficientes las características de seguridad incorporadas para proteger los datos de su proyecto?
¡La respuesta es no! Y aquí está por qué. Si bien la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos basadas en SaaS como Monday Com, Trello y Asana tienen características básicas incorporadas, como control de acceso basado en roles, cifrado de datos y autenticación, no están completamente diseñados para proteger contra errores costosos causados por el error humano. Para los gerentes de proyecto, esto podría significar la diferencia entre mantenerse a tiempo y enfrentar retrasos costosos.
Limitaciones de las herramientas de gestión de proyectos de seguridad nativos
- Sin historial de versiones o reversiones. Muchas herramientas de gestión de proyectos no ofrecen versiones completas, lo que dificulta la restauración del estado anterior.
- Ventanas de recuperación limitadas. Plataformas como Asana retienen tareas eliminadas durante 30 días. Después de eso, se elimina permanentemente sin rastro.
- Los contenedores básicos de basura no son suficientes. Por ejemplo, si un miembro del equipo elimina accidentalmente una tarea, y no está atrapado rápidamente, podría ser imposible restaurar dicha tarea.
- Falta de protección contra errores internos. Las características incorporadas no pueden detener los errores importantes como la eliminación accidental de una junta completa o configuración errónea de la configuración.
Copia de seguridad de terceros: la capa que falta en sus herramientas de gestión de proyectos SaaS
Los gerentes de proyecto y los líderes de equipo deben ser proactivos cuando se trata de herramientas SaaS. Y eso incluye tener una copia de seguridad de la nube de terceros para negocios. Si bien las plataformas de gestión de proyectos SaaS son eficientes y ricas en funciones, son vulnerables y no son inmunes a la pérdida de datos. Las crecientes amenazas de ataque cibernético, error humano, cumplimiento y preparación de auditorías han hecho que las soluciones de copia de seguridad de terceros sean esenciales para la protección de datos.
Aprovechar la copia de seguridad de FluentPro para el software de gestión de proyectos
FluentPro Backup es una de las mejores herramientas de respaldo y restauración basadas en la nube para el software de gestión de proyectos. Ya sean las copias de seguridad de Monday.com, Asana, SmartSheet, Trello, Microsoft Planner Basic, Planner Premium, Operaciones del proyecto de Microsoft Dynamics o la base de datos de Microsoft Dataverse, la herramienta de copia de seguridad está diseñada para automatizar la protección de datos de extremo a extremo sin requerir la intervención manual de los administradores de proyectos o los líderes de equipo. Además, una de las fortalezas de definición del respaldo de FluentPro es su capacidad para minimizar la pérdida de datos debido a la eliminación accidental, el error de sincronización o las fallas de integración de terceros.
Capacidades del respaldo de FluentPro para herramientas de gestión de proyectos SaaS
- Copia de seguridad continua automatizada. La copia de seguridad de FluentPro proporciona una copia de seguridad 100% automatizada que se ejecuta continuamente y ahorra versiones de proyectos.
- Restauración rápida de proyectos. La copia de seguridad de FluentPro ofrece una recuperación rápida y automatizada. Por ejemplo, si se eliminó un proyecto debido a un error humano o a un ciberataque, el software proporciona una restauración completa del proyecto para minimizar el tiempo de inactividad y la interrupción.
- Restauración granular. Los gerentes o equipos de proyectos a veces no necesitan restaurar un proyecto completo, solo un archivo o tarea específica. La copia de seguridad de FluentPro ofrece opciones de recuperación granular que le permiten restaurar artículos, subtareas o etiquetas individuales.
- Medidas de seguridad de grado empresarial. En el núcleo de FluentPro Backup está la seguridad del software de gestión de proyectos. Comprendiendo la importancia de la seguridad de los datos, el software protege sus proyectos del acceso y las infracciones no autorizadas. Por ejemplo, el software utiliza Microsoft Azure para almacenar datos con estándares completos de cumplimiento.
- Control de versiones y pistas de auditoría. El historial de versiones es una de las características sobresalientes del software de copia de seguridad de FluentPro. La solución mantiene instantáneas históricas de los datos del proyecto, lo que le permite comparar y restaurar cambios entre las versiones. Además, hay una pista de auditoría que registra cada copia de seguridad y restaura sus herramientas de gestión de proyectos SaaS.
¿Qué valor del mundo real aporta la copia de seguridad FluentPro a las empresas?
- Asegura la continuidad del proyecto. Siempre aparecer es lo más importante para todas las empresas que existen. Este flujo ininterrumpido admite mejores resultados de entrega de proyectos y preserva la confianza del cliente.
- Aumenta la confianza y la productividad del equipo. Los gerentes y equipos de proyectos pueden trabajar productivamente cuando saben que cada tarea y el proyecto están respaldados de forma segura.
- Minimizar el riesgo operativo y financiero. Algunos de los riesgos más críticos asociados con la pérdida de datos incluyen retrasos costosos, reputación dañada y contratos perdidos. Sin embargo, con la copia de seguridad de FluentPro, puede minimizar este riesgo al mínimo más mínimo sin afectar las operaciones comerciales.
- Mejorar la confianza de las partes interesadas. Las partes interesadas y los clientes son la columna vertebral de cada empresa comercial. Desea asegurarse de que siempre estén felices de hacer negocios con usted. Puede asegurarles demostrando sus estrategias de respaldo y recuperación utilizando la herramienta de respaldo FluentPro.
Conclusión
Si bien las herramientas de gestión de proyectos SaaS como Monday.com, Asana, Trello y Smartsheet son ampliamente utilizadas para la colaboración y el seguimiento de tareas, vienen con varios desafíos de gestión de proyectos que pueden comprometer la integridad y disponibilidad de datos del proyecto. Sin embargo, al adoptar un enfoque proactivo para la seguridad de la gestión de proyectos, está bien posicionado para cualquier amenaza cibernética o pequeños errores humanos que puedan causar tiempo de inactividad, pérdida financiera y daños de reputación. Así que no espere hasta que la pérdida de datos interrumpa el flujo de trabajo de su proyecto; Invierta en herramientas seguras como la copia de seguridad de FluentPro para proteger los datos de su proyecto y garantizar la tranquilidad de su equipo y organización.